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浙江省檔案局關于轉發德清縣、安吉縣“千村檔案”建設工作經驗材料的通知

2017-04-27 信息來源:浙江省檔案局辦公室 瀏覽次數: 字體:[ ]

浙檔發〔201710

各市、縣(市、區)檔案局

20166月,省檔案局、省農辦、省財政廳三部門聯合在全省范圍內開展千村檔案建設工作以來,各地按照浙檔發〔201613號文件要求積極推進此項工作,取得了一定成效。其中,德清縣和安吉縣圍繞任務目標,自我加壓、從嚴要求,先行一步、做出示范,高標準、高質量推進“千村檔案”建設工作。現將兩地工作經驗材料印發給你們,請結合實際,認真學習借鑒。同時并就對今年“千村檔案”建設工作提出以下要求:

一、明確目標任務,加強保障力量

按照全省檔案局(館)長會議精神,今年各地要完成《歷史文化村落保有數量和名單庫》中全部的重點村和50%以上一般村的數據庫建檔工作,該數量指標將列入今年全省美麗鄉村建設示范縣考核內容。各地要高度重視“千村檔案”建設工作,將其作為今年工作任務中的重要內容,加強組織領導,配備精干人員,通過農辦、財政等部門落實專項工作經費,為順利完成目標任務加強保障力量。

二、精心組織部署,規范建庫質量

各地要厘清本地區開展“千村檔案”建設工作的思路,確定工作模式,并聯合農辦部門,及時在鄉鎮、村進行動員部署。各地局(館)內部要明確職責分工,制定工作計劃,細化《村落歷史文化信息資源建檔框架》。以鄉鎮、村自行采集、整理數據為主的,要加大培訓力度,提供示范樣本;通過社會服務機構開展工作的,要規范統一標準,確保建庫質量,使村落有關歷史文化方面的檔案、資料得到充分挖掘、收集和整理。

三、積極開發利用,拓展建檔范圍

通過“千村檔案”建設工作收集、整合的村落歷史文化數字成果是不可多得的寶貴資源,各地要充分加以利用,積極開展編研、展覽等活動,全面展現村落的歷史文化脈絡和保護發展成果。同時,不斷推進歷史文化村落規范化檔案室建設和口述歷史建檔工作,并將“千村檔案”建設的工作模式逐漸延伸到已建成文化禮堂的村和其他普通村,力爭實現我省各類村落檔案資源建設的全覆蓋。

 

 

 

浙江省檔案局

201745


科室聯動 鎮村聯手

建構“一村一檔”村落檔案數據庫

德清縣檔案局(館)

 

20166月以來,浙江省檔案、農辦、財政三部門聯合在全省范圍內開展千村檔案建設工作,德清縣涉及到的村落數為10個,其中歷史文化村落保護利用重點村3個,一般村7個。對照《村落歷史文化信息資源建檔框架》,建檔工作涉及837小類,十分全面,大到發展保護規劃,小到生活場景都是建檔內容,因此工作量非常大,工作模式也會異于其他工作。針對這些情況,德清縣將其與已有的行政村檔案工作、鄉村記憶示范基地建設、館藏地方檔案文獻收集等工作結合在一起,大膽提出在2016年年底前完成全部10個村落的數據庫建設工作,達成千村檔案建設任務的目標。通過制定操作細則,組建工作班子,局(館)科室聯動,縣、鎮、村聯手,采取一周一村五步工作法的措施,順利地完成了全縣10個歷史文化保護利用村村落檔案數據庫建設工作。截至目前,全縣共采集村落歷史文化信息數字資源15464,經分類、篩選、整理、編目后,錄入千村檔案數據管理系統總附件數達3965件,其中文字類數字資源1579件,照片類數字資源2326件,視頻類數字資源60件,總容量達38.7GB

一、明確目標,制定規則,細化“千村檔案”建設標準

千村檔案”建設以推進村級檔案規范化管理為目的,在掌握全縣村落文化信息資源的基礎上,通過縣、鎮、村的協同合作,全面采集社會各方面反映村落文化的原始基礎材料,并進行分類、整理、建庫。既要符合全省千村檔案建設工作的總體部署,也要考慮充實我縣地方檔案文獻數據資源的需要,在挖掘館藏村落檔案、資料的同時,應充分應用數字加工、仿真制作等手段不斷豐富館藏。鑒于上述指導思想,德清縣除與縣農辦聯合發文明確工作目標、工作內容及工作經費外,還專門制定了《德清縣千村檔案建設工作操作細則》,詳盡規定了縣檔案部門、鎮(街道)、行政村各自應承擔的職責,確立了千村檔案”建設工作流程,排出全縣千村檔案建設時間表;并在省里下發的建檔框架基礎上,形成詳細的《村落歷史文化信息資源建檔框架拓展表》,規定對村落中已有的信息資源采集以實地踏看、挑選、梳理為主,對村落中缺乏的圖文記載的自然、人文要素要以局(館)自行拍攝為主;保障了千村檔案必要的設施設備,如相機、無人機、DV等。在細則的統領下,糅合局(館)各科室力量,與鎮、村共同推進千村檔案建設工作。

二、合理分工,協同作業,組成“千村檔案”工作班子

千村檔案有別于其他的單項工作,在采集內容上,既有歷史要素又有保護發展的內容;在業務環節上,包含了從采集到建庫的整個流程;在涉及面上,既有村落、又有鄉鎮(街道),既有集體產生的,又有個人形成的。從建檔框架可以看出,千村檔案”的實質是對村落發展軌跡和記憶的留存寫真,是一項系統工程,這就必須要有一個分工協作的班子方能順利推進,要在采集、整理、數據整合等具體業務方面落實人員,合理分工。為此,我們從各科室抽取業務骨干,并選調鄉鎮(街道)檔案員組成工作小組,為千村檔案”建設搭好工作班子。

建立領導小組。領導小組由局(館)主要領導親自負責,為千村檔案”建設提供必要的條件保障,確定村落歷史文化信息資源的建檔方向,協調外部的溝通銜接關系,統籌千村檔案”建設規范推進

建立采集小組。由督導科、保管科兩位科長負責,吸收各鄉鎮(街道)、村檔案員為成員。督導科負責鎮、村采集工作的指導、培訓和檢查;保管科負責對館藏涉及目標村落的檔案資料進行梳理;散落在個人手中的村落歷史文化信息資源則由兩科室共同負責。

建立數字化小組。主要負責對村落中缺乏圖文記載的自然、人文要素進行補充拍攝和文字記錄,對采集到的紙質材料作數字化轉換,為村落提供珍貴檔案資料原件的修復和仿真制作。

建立整合小組。負責完成村落檔案數據庫建庫質量驗收并提出改善意見,負責銜接、充實德清縣地方文獻數據中心工作。

三、五步流程,一周一村,完成村落檔案數據庫建設

千村檔案建設工作量大、面廣,若無一定工作方法和倒逼機制約束,必將雜亂無章,事倍而功半。我們以2個月時間基本完成村落檔案數據庫建設,“五步工作法”“一周一村”的方法和機制功不可沒。

細化梳理拓范圍。這是整個工作的第一步,是總領全局的一步,是完成村落檔案數據庫的基礎工作。領導小組召集所有工作小組成員,并邀請鄉鎮(街道)檔案人員參與,召開專題分析會議,對照《建檔框架》逐一分析、記錄和匯總,在此基礎上形成符合我縣實際的《建檔框架拓展表》。通過鄉鎮(街道)傳達到有工作任務的村,落實村檔案員,負責本村的采集工作。

入村督導定分類。由采集小組實地入村,檢查歷史文化信息資源的采集情況,對信息資源的完整度、有效性進行核查確認,同時指導鄉鎮(街道)、村檔案員對采集到的信息資源標注著錄要素,協助其梳理出需要數字化和補充拍攝的目錄清單。

補拍著錄同進行。補充拍攝工作由數字化小組的局(館)技術人員負責,使用數碼相機、攝像機和無人機等設備進行拍攝,形成有局(館)知識產權的數碼照片、視頻和航拍圖等原始素材,為存檔及今后利用提供便利。著錄工作根據實際情況采取兩種方式進行:村檔案員能熟練應用電腦的,則由村自行著錄,鄉鎮予以輔導,采集小組通過網絡隨時檢查;村檔案員不會應用電腦的,則由局(館)統一進行著錄服務。

整合文獻求全面。主要是與農辦、住建、文廣新局等部門溝通協調,整合其現存的數字資源。采集小組的保管科人員摘錄德、武兩縣歷代縣志所記載的文獻和可反映村落發展軌跡的統計數據,還通過網絡、報社、電臺收集與村相關的新聞報道、電視節目等。

核查完善豐館藏。由整合小組全面核查錄入千村檔案數據管理系統的數據情況,將數碼照片進行沖印,制作成紙質的照片檔案,使其在存放若干年后帶有“老照片”的物理特征;將村落檔案數據庫導入德清縣檔案文獻數據中心,與館藏內容一并管理。

四、理清思路,后期規劃,充實“千村檔案”數字資源

目前,我縣10個歷史文化村落專題數據庫已經完成,數據庫成果也已返還給各村使用。20161212日德清縣第七屆檔案館開放日,我們利用專題數據庫的素材資源,舉辦了德清省級歷史文化村建檔成果掠影展,將“千村檔案”建設工作成果以圖文形式展出,吸引了廣大民眾的目光,使“千村檔案”建設工作和檔案工作得到了很好的宣傳。

我縣的歷史文化村落數據庫雖已完成,但千村檔案建設工作尚開始起步,縣級相關部門在各項農村文化活動中形成的村落檔案資料的整合工作有待于進一步完善;調動、發揮村民深入挖掘、收集本村歷史文化信息資源的主動性、積極性有待于進一步加強。作為一項長期性的工作,下一步我們將從以下幾方面繼續推進千村檔案建設工作。

一是確保人員不動班子不散。繼續做好村落歷史文化信息資源的采集工作,通過訪談、拍攝等手段為村落典型人物、事件建立規范的口述歷史檔案,繼續開展村落歷史文化信息資源的征集工作,從而對數據庫進行多形式多載體地完善補充。充分利用《檔案專刊》、電臺專欄等宣傳平臺加強村落建檔意識,充分發揮檔案記錄歷史、服務現實的作用。

二是將千村檔案納入村級檔案工作范疇。通過年度村級檔案巡查、鄉鎮檔案督查,進一步規范歷史文化村落檔案規范化建設,強化村落保護利用等方面文件材料的收集、整理、歸檔和保管工作。一方面,在今后若干年中,將村落歷史文化信息資源”建設列入每年的行政村檔案的“立卷類目”,不僅對現有的10個歷史文化村落數據庫逐步完善,也為今后在全縣行政村全面鋪開村落歷史文化信息資源建檔工作打下基礎。另一方面,分步實施村級檔案保管場所固定項目,用5年時間給村級檔案室全部裝備密集架,使村級檔案和鄉土文獻資料得以長久安全保管。

三是開展千村檔案電子素材資源的綜合開發利用。利用村落自然環境、人文要素類電子素材資源,推進鄉村記憶場館建設,布置歷史文化村落展覽;利用館(室)藏紙質文獻數字化成果匯編《歷史文化村落檔案文獻集》;利用航拍電子素材資源編輯歷史文化村落紀實片;利用大事記、組織沿革、典型人物建立多類型的專題數據庫。


示范引領 周密組織

建設“千村檔案”服務社會利用

安吉縣檔案局(館)

 

安吉縣是“兩山”重要思想誕生地、中國美麗鄉村發源地和美麗鄉村國家標準制定地,檔案工作參與全省中心工作、全力助推“浙江省首批美麗鄉村示范縣”成功創建,具有重要的里程碑意義。根據《浙江省美麗鄉村示范縣評價辦法(試行)》和省檔案局“千村檔案”建設工作部署,安吉縣委、縣政府高度重視,縣檔案局(館)迅速行動,截止201610月,已提前完成全部8個省級歷史文化村落保護利用重點村、一般村的“千村檔案”建設工作。縣檔案局(館)“率先完成‘千村檔案’,全力助推首批示范縣建設”的報告獲得縣政府主要領導的批示肯定。

一、專項推進“千村檔案”建設工作試點

一是細化建檔范圍。根據省局《村落歷史文化信息資源建檔框架》要求,安吉選擇省級“鄉村記憶示范基地”雙一村作為試點,成立了由檔案局業務指導人員負責指導、鄉鎮檔案員負責鎮村工作協調、村情調查員協助數據采集、數據錄入員負責后期錄入的“四員”工作小組來具體負責落實。將“建檔框架”進一步劃分為8個大類、108項目錄、476項附件記錄,具體化建檔內容。如,雙一村現存明清至今各個時期居民建筑,我們將“居民建筑”進一步劃分為“明清、民國建筑”“50-60年代民居”“70-80年代民居”“90年代民居”“現代民居”等5類目錄,形成雙一村“千村檔案”的“細分歸檔范圍”,使基礎材料的收集、整合有“范圍”可據,便于鎮、村具體操作。

二是深挖細收強庫。要做好“千村檔案”建設工作,對歷史文化信息資源進行挖掘、收集是關鍵。工作小組從圍繞全縣中心工作、服務創建大局出發,連續在村駐點一周,與鎮村干部、村老支書、老黨員、老教師一起,從省檔案館、縣檔案館、村檔案室、地方史料中心等多處查找資料,全面收集整合文字材料106件、圖片846件、聲像11件、PDF文件 56件,累計形成17.9GB數據內容,為建成數據庫提供了翔實的基礎材料。工作小組相互配合,對采集的數據進行有效分析,根據“歸檔范圍”分類保存,并將數據有序錄入“千村檔案數據管理系統”。在試點過程中,遇到問題及時與省、市局溝通。去年8月上旬,在縣農辦、縣文廣新局、昌碩街道等單位配合下,雙一村在全市、全省率先完成“千村檔案”數據錄入工作。

二、快速推進“千村檔案”全面完成

一是現場推進。雙一試點村數據建庫工作完成后,我們組織村里的老教師、老黨員現場會商,對每一條記錄內容、格式進行檢查核實,再一次對照“建檔內容”查漏補缺,確保數字資源的完整性。隨后,召開了全縣“千村檔案”現場推進會,邀請省檔案局業務處室的專家現場指導,進一步明確了“千村檔案”工作對于促進傳承和保護村落歷史文化遺產的重要意義,明確了做好“千村檔案”工作是彰顯中國美麗鄉村地域特色和人文特點的重要載體。介紹了雙一村試點經驗,詳細講解“千村檔案”歸檔范圍、收集重點、錄入方法和注意事項,并現場操作演示。

二是全面完成。為了更好推動此項工作,成立了安吉縣“千村檔案”建設工作領導小組,明確了部門、鄉鎮、村職責,細化了工作任務,倒排了時間推進表,全面推進這項中心工作。要求鄉鎮、村必須有專人負責此項工作,挑選熟悉村落歷史、熱心村落文化、關心村落發展的“三心”人員來做此項工作。將此項工作納入全縣示范縣創建和鄉鎮、村檔案綜合“雙考核”內容。去年10月,經過縣、鎮、村三級共同努力,8個歷史文化村落全面完成“千村檔案”建設,其中記錄附件超千條的村1個;總記錄數平均每村達到252條;總附件數平均每村達到407條。

8個村“千村檔案”記錄數、附件數匯總如下:

村名

雙一村

鄣吳村

大溪村

鶴鹿溪村

朗村村

上舍村

雙溪口村

姚村村

總記錄數

622

316

113

155

286

251

122

155

總附件數

1089

380

444

233

393

343

177

207

三、同步推進“千村檔案”服務利用

一是縣級利用。“千村檔案”建設工作的開展過程,無疑是對村域文化和特色的一次全面“體檢”,從檔案資源征集的角度上來說也是一次全新的嘗試,我們從中取得了豐碩的成果。例如,安吉地方家族譜的征集,一直是縣檔案局(館)近幾年來的重點,這次工作中,在雙一村征集到《朱氏宗譜》《李氏宗譜》,在大溪村,征集到《徐氏宗譜》《施氏宗譜》,在鶴鹿溪村,征集到《武嶺蔣氏宗譜》,在雙溪口村,發現《獨松陳氏宗譜》,在姚村,征集到《姚氏宗譜》等,使安吉縣檔案館家譜特色珍藏達到107套、近千冊(實物、電子版),推動產生了“安吉地方史料中心”建設,與其他地方史料一起,現已提供相關部門和廣大市民利用。所有產生的3000余張照片,已安排專人進行整理,進入館藏照片檔案系統。這些因“千村檔案”建設工作開展而帶來的新發現、新變化,進一步豐富了館藏資源,拓展了檔案工作的外延。

二是村級利用。近年來,在美麗鄉村建設過程中,縣檔案局一直致力于“鄉村記憶建設”的推進,地域文化資料的收集、整理一直是難點。此次,利用省局“千村檔案”建設這個工作載體,緊抓列入“美麗鄉村示范縣”考核的契機,使得地方黨政重視,村里面上的資料全面收集,群眾家中的“寶貝”和盤托出,“文化達人”的“老家底”雙手捧出,有效破解了這些資源建設難題。同時,還指導有條件的村利用現有的歷史文化信息資源,豐富文化禮堂展陳內容,為打造“記憶館”“專題館”等文化傳承場所,提供了豐富資料。部分村還利用此次普查結果,趁熱打鐵,已著手編制村志。“千村檔案”建設工作為村里歷年資料的收集、整理和保存提供了便利。(雙一村支部書記說:“村里老資料多,但如何有效保存,真是一個難題,是檔案部門幫我們理順了關系,文化禮堂也變得更有看頭。”鄣吳村的支部書記說:“真沒想到,鄣吳村還有這么多老資料,只有這樣,村史村情才能得到傳承。”鶴鹿溪支部書記說:“因為開展這項工作,村里歷任書記、主任信息得到整理,這對老干部也是一個交待。”)在工作推進中,縣檔案局(館)組織業務人員,對收集到的資料進行鑒別,對于一般性資料,指導村檔案室做好歸檔保存。同時,指導相關村做好村級檔案室規范化建設,使村級檔案和鄉土文獻資料能夠得到長久安全保存,為后續利用提供了較大空間。

針對全縣“千村檔案”建設工作階段性完成情況,縣檔案局已召開總結表彰會,對全縣8名“千村檔案”建設工作先進個人進行了表彰、獎勵。下一步,將在省、市檔案局的指導下,進一步做好完善充實、開發利用,同時,啟動第二批“千村檔案”建設工作,推動全縣美麗鄉村檔案工作再上新臺階。

 

 

 

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