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浙江省檔案館檔案庫房安全管理規程(試行)

2017-04-30 信息來源:浙江檔案局 瀏覽次數: 字體:[ ]

為加強檔案庫房安全管理,確保檔案安全,依據檔案法律法規及有關標準規范,制定本規程。

一、總則

1.檔案庫房安全管理應堅持“以防為主、防治結合”的方針和“堅固實用、安全防范、科學管理、方便利用”的原則。

2.檔案館庫房建筑應符合《檔案館建設標準》、《檔案館建筑設計規范》。

3.檔案庫房應保持相對獨立,與工作用房、閱覽室應進行隔離。

4.檔案館應明確檔案庫房安全管理分管領導,落實專人負責庫房安全管理。

二、制度建設

5.檔案館應建立檔案安全管理機構,明確庫房安全責任人,制定庫房安全管理制度,制定檔案入庫、庫內檔案整理和保管、各類設施設備配置與使用、庫房環境保護、檔案出庫、消防安全、特藏室管理、檔案利用、溫濕度監測、應急預案等制度,明確工作內容、流程和要求。

6.建立檔案庫房安全工作責任制,明確主體責任、主要責任和相關責任,將安全管理制度的執行納入崗位職責,實行崗位考核,開展安全培訓。建立應急隊伍并每年開展應急演練。

7.違反檔案庫房安全管理制度的,應嚴肅問責。

三、設施配置與使用

8.檔案庫房應設立門禁系統。檔案庫房出入口等重要區域應安裝門禁系統。門禁系統應當具備目標識別和授權、出入記錄保存等功能,可設定出入等級,限制非授權人員出入。

9.檔案庫房應安裝火災自動報警和消防滅火系統。火災報警系統應具備火災報警功能,具備自動和手動兩種方式啟動消防功能。消防滅火系統裝置應符合消防有關規定。消防設施配置的規格、數量、類型、位置、維修保養符合要求。

10.檔案庫房應安裝視頻監控系統。檔案庫房四周、大門、庫房內、過道等關鍵部位應安裝監控探頭,避免出現監控盲區和死角。重要區域或面積較大的區域使用多個探頭或使用帶有云臺的探頭。在夜間不具備燈光照明的區域,應使用帶紅外的探頭。有異常情況,探頭能夠自動校對、自動捕捉,具備發現非法侵入即刻報警功能。已錄制的監控視頻應具備查詢復核回放功能。視頻圖像畫面清晰,視頻圖像資料保存期不少于3個月。

11.檔案庫房應安裝溫濕度調控設備,并建立溫濕度自動檢測控制系統,定時測量。要求庫內溫度控制在14℃-24℃、相對濕度控制在45%-60%范圍內,溫度每晝夜波動幅度不超過±2℃,濕度每晝夜波動幅度不超過±5%,特殊載體庫房應按有關規定控制溫濕度。溫濕度調控設備應具備實時記錄以及統計等功能。溫濕度信息資料保存不少于3年,每年要對獲得的數據進行匯總分析。

12.檔案庫房變配電設施、供電線路符合規范要求,庫房照明燈具符合要求,電器設備操作安全規范。庫區內電梯運行安全,按規定定期做好安檢維保,并做好記錄。

13.庫房給排水管網設計施工符合規范,管道暢通,無銹蝕、滲漏現象。每月檢修1次并做好檢修記錄。

14.密閉的檔案庫房應安裝有通風設施。通風設施應根據檔案庫房內外溫濕度情況適時開啟,并做好通風設施使用記錄。

15.檔案庫房內檔案柜、架排列整齊有序,應避免陽光直射,便于通風,便于檔案的搬運和取放。

16.每月1次對庫房的防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等設施進行檢查,做好記錄,發現問題及時處理。

四、實體管理

17.嚴格執行檔案出入庫登記制度,建立健全登記手續和登記臺賬。接收入庫檔案須按檔案移交批次填寫《檔案交接文據》,并附檔案移交目錄。履行檔案接收入庫手續過程中形成的材料,入全宗卷歸檔。

18.對首次入庫檔案應采用真空充氮,低溫冷凍,臭氧消毒等措施進行除塵、消毒、殺蟲、滅菌等處理。

19.檔案出入庫必須嚴格執行檔案清點制度,確保檔案實體數量、內容與記錄相符。紙質檔案以案卷或單份文件為清點單位,照片檔案以冊或張為清點單位,特種載體檔案以件、塊、盤、張為清點單位。錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤在清點數量的同時,必須通過相關設備的檢測,確保文件的可讀性。在檔案利用、檔案修裱、檔案數字化等工作中,檔案每一次出庫入庫,都應嚴格清點、檢查,辦理登記手續。檔案利用完畢歸還時,檔案利用接待人員應認真核對歸還的檔案。每次檢查情況在利用登記上要有記錄。對于次日須重復利用的檔案,可暫存保密柜,次日提取。

20.庫內檔案應納入全宗管理,檔案管理、分類、變動、利用、病檔檢查和修復等臺賬齊全。庫房內檔案要整理規范,依照檔號分類有序排列存放。檔案庫房設置檔案存放位置索引,檔案密集架、柜應有統一的反映存放檔案內容的標識標牌,且指向明確。

21.對館藏檔案每五年進行一次安全狀況普查,每年進行一次抽查,每三年對館藏所有全宗完成一輪檢查。安全狀況普查內容包括:庫房安全設施情況、檔案數量、檔案缺失情況、檔案變動情況、案卷質量、檔案病變及修復情況、檔案進出登記、監控記錄、溫濕度記錄、常規檢查記錄等。檢查記錄完整齊備。

22.特種載體檔案實行專庫管理,并配有防磁柜、底圖柜等專用檔案裝具。對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗,抽樣率不低于10%,如發現問題應及時采取恢復措施。對磁性載體上的歸檔電子文件,應每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少于4年。錄音帶、錄像帶每3-5年進行一次倒帶,并完成數字化復制。每隔兩年對底片、照片進行一次抽樣檢查,不超過五年進行一次全面檢查,若溫、濕度出現嚴重波動,應縮短檢查的間隔期。

23.符合條件的已經完成數字化加工的檔案,原件原則上不對外提供利用。

五、庫房管理

24.庫房管理人員要有嚴格的安全、保密意識,離開庫房要及時關門上鎖,每日下班前要進行安全檢查、切斷照明電源、關好門窗。不得讓未經允許的其他人員進入庫房。庫房管理人員工作崗位調整時,須做好分管范圍內檔案管理情況的介紹和相關檔案目錄的移交,以及對重點檔案的清點,嚴格辦理交接手續。特藏室鑰匙由庫房管理人員負責保管,做到專人管理、雙人雙鎖。

25.保持庫房、檔案裝具的清潔衛生,整齊美觀。庫內不得存放同檔案及其保護設備無關的物品。嚴禁存放易燃、易爆、易霉變的物品。

26.建立檔案安全檢查制度,定期進行庫房常規巡檢,檢查檔案保管狀況、檔案保護設施設備的完好狀況。在節假日和臺風、暴雨、冰凍等災害性天氣前,應對庫房進行專項安全檢查,做好防范工作。發現檔案安全隱患,須及時整改。做好檔案安全檢查記錄和整改工作記錄,相關材料歸檔。

27.建立檔案安全管理臺賬,內容包括:1.《檔案目錄》;2.《檔案出入庫登記》;3.《設施設備目錄》;4.《設施設備使用情況記錄》:5.《庫房溫度濕度記錄》:6.《檔案安全檢查記錄》;7.《風險點消除情況記錄》;8.其它。

28.本規程適用于浙江各級各類檔案館庫房安全管理。檔案室庫房安全管理參照本規程執行。檔案信息安全的有關規定另行制定。

附表:1. 檔案出入庫登記表

2. 檔案安全檢查記錄

3. 庫房日常巡檢記錄表

4. 檔案風險點消除情況記錄

5. 庫房溫濕度登記表

6. 檔案設施設備情況登記表

7. 檔案設施設備使用情況記錄表


附件下載 :附表1 檔案出入庫登記表.docx
附件下載 :附表2 檔案安全檢查記錄.docx
附件下載 :附表3 庫房日常巡檢記錄表.docx
附件下載 :附表4 檔案風險點消除情況記錄.docx
附件下載 :附表5 庫房溫濕度登記表 (2).doc
附件下載 :附表6 檔案設施設備情況登記表.docx
附件下載 :附表7 檔案設施設備使用情況記錄表.docx
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